Dienst-leistungen

Unsere Leistungen

Die Reviscan Service UG übernimmt die Digitalisierung von Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen und sichert die Beweiskraft der Unterlagen durch die Verwendung von qualifizierten elektronischen Signaturen und Beweisdokumenten mit qualifizierten elektronischen Zeitstempeln. Damit kann mit dem elektronischen Dokument die gleiche Beweissicherheit wie mit dem Papierdokument erreicht werden. Die Digitalisierung orientiert sich an den Vorgaben der Technischen Richtlinie des Bundesamts für Informationssicherheit für das ersetzende Scannen (TR-RESISCAN). In Verbindung mit der durch die Reviscan Service UG erstellten Verfahrensdokumentation können damit Dokumente rechtssicher digitalisiert werden und Kosten für die jahrelange Archivierung in Papierform eingespart werden. Durch die Texterkennung ist eine Volltextrecherche in den erfassten Dokumenten möglich.

Vorteile

Mitarbeiter können von überall aus arbeiten, Unterlagen sind auch aus dem Home Office vollständig erreichbar und durchsuchbar. Durch Digitalisierung können durch geringere Lager- und Suchkosten sowie durch Vermeidung von Doppelarbeit 1/3 der Kosten, bei langen Aufbewahrungsfristen sogar bis zur Hälfte der Kosten für die Ablage und das Auffinden von Dokumenten eingespart werden.

Scannen ist normalerweise mit einem Beweiskraftverlust der Papierdokumente verbunden. Durch eine qualifizierte elektronische Signatur auf dem gescannten Dokument behält das Dokument jedoch seinen ursprünglichen Beweiswert auf Papier, da der Scannende mit der qualifizierten elektronischen Signatur erklärt, er habe das Dokument ordnungsgemäß und unverändert digitalisiert. Damit ist das Dokument dann nicht mehr unbemerkt veränderbar, da bei jeder Veränderung der elektronische Fingerabdruck des Dokumentes nicht mehr mit der elektronischen Signatur übereinstimmt und somit jede Veränderung sofort entdeckt wird.

 

Die meisten Scandienstleister bieten mittlerweile auch das Scannen inklusive der Anbringung einer qualifizierten elektronischen Signatur an. Das größte Problem der Fälschung von Dokumenten ist damit jedoch keineswegs gelöst. Die meisten Manipulationen von Dokumenten auch im herkömmlichen papiergebundenen Geschäftsverkehr betrifft das Vor- und Rückdatieren von Dokumenten. Dagegen helfen selbst qualifizierte elektronische Signaturen nicht weiter, da die Uhrzeit in der selbsterstellten qualifizierten elektronischen Signatur vom eigenen Computer stammt und diese beliebig veränderbar ist. Notwendig ist daher zusätzlich noch die Sicherung der Uhrzeit des Dokumentes durch einen externen qualifizierten Zeitstempel, um echte Revisionssicherheit zu erreichen. Zusätzlich ist erforderlich, bei längeren Aufbewahrungsfristen dafür Sorge zu tragen, dass die kryptographische Sicherheit der Signatur erhalten bleibt, indem das Signaturverfahren -falls erforderlich- automatisiert erneuert wird.

 

Im Unterschied zu fast allen anderen Scandienstleistern erhalten Sie daher bei uns auf Wunsch nicht nur eine qualifizierte Signatur auf die gescannten Dokumente, sondern zusätzlich noch ein Beweisdokument mit qualifiziertem Zeitstempel einer nach der eIDAS-Verordnung der EU anerkannten Zertifizierungsstelle, um langfristig auch das Datum des Dokumentes bzw. des Scanvorganges nachweisen zu können. Damit kann auch nachgewiesen werden, seit wann das Dokument durch die qualifizierte elektronische Signatur gegen Veränderung geschützt ist. Eine nachträglich rückdatierte qualifizierte elektronische Signatur ohne externen Zeitstempel bietet keinerlei Beweis, ab wann die Unveränderbarkeit eingetreten ist.

 

Nutzen Sie daher für Ihre aufbewahrungspflichtigen Dokumente die Technologie der Reviscan Service UG!

Dienstleistungen 

  • Scan von DIN A8 bis DIN A0 s/w oder Farbe 
  • Qualifizierte elektronische Signatur mit Zertifikat einer von der EU anerkannten Zertifizierungsstelle 
  • Hashbaum mit Beweisdokument und qualifiziertem Zeitstempel einer von der EU anerkannten Zertifizierungsstelle

 

Bei der Digitalisierung der Unterlagen gehen wir von folgenden Voraussetzungen aus:

 

  • Die Ordner werden archiviert wie von Ihnen gewünscht nach Verfahrensablauf geordnet, dazu erhalten wir von Ihnen eine Ordnungsstruktur bzw. Liste.

 

  • Eselsohren und Tackernadeln werden von Ihnen entfernt oder von uns zu unserem Stundensatz.

 

  • Die Beschriftung der Verzeichnisse entspricht dem Rückenschild des Ordners.

 

  • Blätter vor/zwischen/hinter Registerkarten werden jeweils in einem PDF gespeichert und der Name der Datei entspricht der Beschriftung der vorderen Registerkarte.

 

  • Als Papierformate sind Blätter DIN A4 und DIN A3 zu scannen sowie Pläne bis zur Größe DIN A0..

 

  • Gebundene Urkunden sind vom Auftraggeber vorher zu kopieren  (Einzelblattscanner). Alternativ können wir die Verträge auch gegen Stundensatz selbst kopieren.

 

  • Weitere Vor- oder Nachbereitungsarbeiten werden ebenfalls mit einem  Stundensatz vergütet.

 

  • Es wird aus technischen Gründen wegen der hohen Durchzugsgeschwindigkeit des Scanners  keine Haftung wegen Papierbeschädigung übernommen. Bisher ist es noch zu keinen Beschädigungen durch den Hochgeschwindigkeitsscanner gekommen.